Programmpunkte
Den Transport von Überwachungsdatenbank in Archivdatenbank erledigt das Programm mit einem Klick auf den Menüpunkt "Dokumente archivieren". Alle aktuell vorhandenen ausgetragenen Dokumente werden dann aus der Überwachungs- in die aktuelle Archivdatei übernommen.
Dokumentenauswahl
Die Dokumenten-Selektionsmaske ist
hinsichtlich der Belange des Archivs optimiert. Neben der Mandanten- und Absendernummer
kann zum Beispiel über das Feld Rechtskraft – die Angaben werden beim Austrag der
Dokumente eingegeben – problemlos die Festsetzungsverjährung überwacht werden. Mit
wenigen Klicks erhalten Sie zum Beispiel alle Steuerbescheide, die im angegebenen Jahr
Rechtskraft erlangen. Da das Programm frei definierbare Ergebniscodes zulässt, können
auch hier vielseitige individuelle Festlegungen getroffen werden.
Unter
diesem Programmpunkt werden die jeweils aktuell vorhandenen ausgetragenen
Dokumente vom Überwachungsbereich in das aktuelle Festplattenarchiv übernommen.
Das Programmfenster zeigt die Anzahl der ausgetragenen Dokumente.
Unter diesem Programmpunkt werden die Archive erzeugt
und verwaltet. Grundsätzlich wird dieser Punkt ausgesprochen selten
verwendet. Im allgemeinen werden Archive jahrgangsbezogen erstellt. Im
Prinzip bedeutet dies, die Dokumente werden mindestens für jeweils ein
Jahr vom Überwachungsbereich in das jeweilige aktuelle Plattenarchiv übernommen.
Im jeweiligen neuen Jahr kann dann zu Beginn das aktuelle Plattenarchiv
geschlossen werden. Bei diesem Vorgang wird ein neues, leeres, aktuelles
Plattenarchiv angelegt und das bisherige Plattenarchiv unter anderem Namen
abgelegt. Da dieser Vorgang nicht zurückgenommen werden kann, ist der
Programmpunkt per Passwort geschützt. Hierdurch wird ein versehentlicher
Archivabschluss vermieden.
